Лаборатория продуктивности

Сегодня, тот самый единственный понедельник в году, с которого все начинают новую жизнь. Многие именно с сегодняшнего дня собирались похудеть, бросить пить, более продуктивно работать или заставить себя начать что-то делать после двух-трех недель новогоднего угара.

И вот на помощь самобичующим приходит рубрика #10идейдня и я, ее бессменный ведущий.

Давайте представим, что вас поместили в специальную и волшебную «лабораторию идеальной продуктивности» на какое-то время. Туда вы зашли ленивым, несобранным и непродуктивным. А вышли собранным, сверхпродуктивным и довольным собой.

Что же такого там могли с вами проделать и как эта лаборатория может быть вообще устроена?

Что такое продуктивность и производительность труда?

Сначала стоит договориться про термины, что же такое «продуктивность»?

Формула казалось бы простая: продуктивность = «полезный результат»/время. Еще я встречал, что к этой формуле добавляют «коэффициент удовольствия», типа сколько ты сделал полезного за единицу времени, при этом с удовольствием.  Это важная поправка и о ней будет в конце.

Во времена изобретения авто, конвейера, Тейлора и Генри Форда появилась целая наука — научная организация труда. Там анализировали каждый жест рабочего и делали карту его дня. Добивались, чтобы с конвейера выходило максимум автомобилей за минимум времени.

Но вот в чем проблема — со временем, «узкое место» переместилось от производителей к потребителям. И теперь измерять производительность в виде «количество автомобилей на время» или «количество сделанных задач за день» стало бессмысленным. Более того, увеличивая количество полезных, но ненужных задач (за которые не платит клиент), мы лишь увеличиваем затраты.

Парадокс — пытаясь увеличить производительность, мы обычно ее уменьшаем (хотя и симулируем бурную деятельность).

Эту проблему хорошо описал Э. Голдратт в книге «Цель», он же ввел понятие «узкое место» и предложил в качестве метрики «полезный результат» использовать денежный поток. Нет потока денег от клиентов — значит нет никакого полезного результата, а только лишь затраты, суета и томление духа.  Эти же идеи легли в основу Toyota Production System, которая в попсовом изложении превратилась в Lean-методологию.

 

И связал это через 3 простые формулы:

  1. Profit (прибыль) = T-OE
  2. ROI (возврат на инвестиции) = T-OE/I
  3. CF (денежный поток во времени) = T-OE-I

Итого, 2 общих способа повысить продуктивность:

  1. Если в ходе наших действий денежный поток (прибыль за месяц) увеличился, значит мы повысили продуктивность. Часто это происходит за счет уменьшения количества задач, смены бизнес-моделей, поиска новых клиентов, маркетинга и прочего трудно формализуемого шаманства.
  2. Если мы делаем то же самое, но быстрее (за меньшее время). Этот путь более понятный и популярный.

Детали рассмотрим ниже, когда разберемся с главным вектором.

Чью производительность мы повышаем?

Второй вопрос — чья производительность нам важна? Ведь по отношению к «машинке, генерящей деньги» можно быть в роли «владельца машинки», а можно быть «частью машинки».

Например, есть простая и полезная работа по доставке продуктов из точки А в точку B. Тут можно смотреть на производительность 4-х участников:

  1. Курьер, который сам все доставляет пешком.  В чем его производительность? Выполнить больше заказов за день. Тут главный способ повышения производительности — снизить время выполнения операций и расположить их в оптимальной последовательности (по оптимальному маршруту).
  2. Диспетчер курьеров, который следит, например, за 100 курьерами своей компании. Или курьер, который ездит с определенной скоростью и по заданному маршруту по городу на авто. В чем его производительность? Тут уже сложнее. Скорее, удерживать систему в заданных параметрах, как у пилота самолета.
  3. Инженер или бизнес-консультант или продукт-менеджер, или команда, которая настроила все процессы курьерской компании. Их разово привлекли для создания системы, а дальше они ее поддерживают.
  4. Владелец бизнеса. Его производительность — получать больше денег и меньше тратить времени на управление.

Нам больше всего интересны первый и последний случай — производительность курьера (личная производительность человека изнутри «машинки по зарабатыванию денег») и производительность владельца бизнеса (личная производительность человека извне машинки)

Повышаем личную производительность изнутри «машины по зарабатыванию денег»

Рассмотрим производительность курьера. Денежный поток поднять сложно, поэтому главный путь — уменьшение времени на те же самые операции. В пределе полностью автоматизировать, отдать алгоритмам и системе, а человека в будущем вообще устранить и заменить курьерами-дронами.

Это главный путь человечества, в котором нам помогают AI (искусственный интеллект), no-code, автоматизаторы и программисты. Все, кто роботизирует все вокруг и заменяет людей на алгоритмы.

Значит в этом случае, идеальная «лаборатория продуктивности» должна снимать с вас карту дня, потом она все по-максимуму автоматизирует и потом вас  вообще убирает из процесса. На выходе, вы остаетесь без работы, то есть за вас все делают алгоритмы, а ваше время полностью освобождается. Что делать с освободившимся временем? Можно смотреть сериалы, проводить время с семьей, а можно направить высвободившееся время на то, чтобы создать свою «машинку по зарабатыванию денег» и увеличить денежный поток.

Итого, ключевой инструмент и метод тут — разложить привычный день и операции человека на минимальные элементы и один за одним передать алгоритмам и роботам.

Повышаем личную производительность извне «машины по зарабатыванию денег»

Теперь мы в положении владельца «машины по зарабатыванию денег» и наша чудесная «лаборатория продуктивности» должна решать чуть больше задач, но главная — максимизация денежного потока. Тут все сложнее. Но если вдуматься, то:

  1. Деньги и рынки есть только там, где они уже есть. То есть рынки и потребности людей старые и на них повлиять сложно (разве что пандемия, но это исключение)
  2. Единственный способ увеличивать свою выручку на существующем рынке со старой потребностью и старыми игроками — отнимать у кого-то работу. А за счет чего это возможно? Только за счет того, что мы делаем ту же работу лучше/быстрее/дешевле/удобнее/по-другому, чем главный конкурент.
  3. Но за счет чего я могу делать то же самое, что конкуренты, но быстрее или дешевле? Во большинстве известных нам случаях, благодаря новым технологиям, которые позволяют делать ту же работу быстрее. Например, раньше такси приходилось ждать по 1 часу, теперь Яндекс.Такси позволяет это сделать за 5 мин. За счет чего?

И здесь мы тоже видим, что главный способ увеличения производительности — это сокращение времени выполнения привычных операций. Только теперь речь идет о сокращении времени не у себя «внутри машинки», а у клиентов. За счет этого клиенты переходят к нам от конкурентов (мы для них становимся удобнее, быстрее, дешевле и т.п.) и за счет этого наша выручка/прибыль вырастает.

Тут есть и второй путь, сокращение временных затрат как изнутри системы, так и извне за счет автоматизации и делегирования.

Важные выводы

1. Хочешь увеличить личную производительность — сокращай время выполнения привычных операций, автоматизируй.
2. Хочешь увеличить денежный поток, главный метод — помогай клиентам, уменьшить их время выполнения их собственных операций. Делай продукты, которые делают то же самое, что прямые конкуренты, но в 3-5 раз быстрее/удобнее.

Итого, ты инвестируешь свое время в то, чтобы тратить меньше времени на привычные операции. Так у тебя освобождается время и ты его с удовольствием тратишь на то, чтобы высвободить еще немного времени. И так до бесконечности, точнее до 24 часов.

4. И тут вступает в ход самый радикальный метод. Если мы высвобождаем время для того, чтобы меньше заниматься рутиной и больше заниматься развлечениями, семьей, прогулками с собакой и т.п., то лучший способ повысить продуктивность — перевести работу в разряд развлечений и удовольствий.

После того, как мы определились с главным вектором, дальше можно использовать разные прикладные методики, типа GTD, Zettelkasten, Lean, JTBD
и прочего, но об этом в следующие разы.

Вопрос

У меня есть возможность как минимум для 1000 человек составить их карты дня и потом обработать их, улучшить производительность.

Посоветуйте инструменты, кейсы и поделитесь личным опытом — каким образом лучше собрать карту дня, привычек и действий для себя, сотрудника или команды? Делаете ли вы это регулярно или разово? Как потом эти карты дня массово обрабатываете и оптимизируете операции?

 


Подпишитесь, чтобы не пропускать новые статьи